無料オンラインツール活用術！写真とコメントを効率よく集める方法
フォトブックやカレンダーを1人で作るのではなく、載せる素材を何人かで集めたいケースがあります。たとえば、結婚する新郎新婦へのお祝いや卒園生や卒業生から先生への記念品に写真とメッセージをまとめたり、特定のテーマのイラストを募って1冊の合同作品集にしたり。
そんなとき、無料のオンラインフォーム作成ツールの「Googleフォーム」が便利です。アンケート集計だけじゃない、写真とコメントをGoogleフォームで集める方法を解説します。
写真とコメントをセットで！みんなから集めたいケース
主に幹事やグループの代表は、特定の人を祝う場面や合同作品集などの企画で、写真または画像とコメント、メッセージを収集する機会があります。考えられるケースを以下にまとめました。
■写真とコメント（メッセージ）を集めたいケース
◎記念品の類（特定の人を祝うイベントやプレゼントに）
- 結婚する新郎新婦へ
- 誕生日の友達へ
- 卒園・卒業で先生へ
- 同窓会の思い出をシェア
- 送別会
- 快気祝い
◎特定のテーマでの作品集やコレクション
- みんなで作る創作物用のイラスト
- 同じ趣味を持つ人同士
- コミュニティの仲間内（愛犬・愛猫、風景、○○好き）
オンラインでどこからも！数十人の写真とコメントを集められるGoogleフォーム
Googleフォームは、フォームやアンケートを簡単に作成でき、オンラインでどこからでも簡単にデータを収集、分析情報を得られるツールです。■無料の範囲内でできる機能
- Googleドライブの容量は15GBまで（有料で追加できる※）
- フォームの数は無制限
- フォームの項目数は200個
- 共同編集可能（数人で管理できる）
- パソコンとスマホのどちらでもOK
※有料版はGoogle WorkspaceでのGoogleドライブ利用量により価格が異なる
デザインを自由にカスタマイズできないデメリットがあるものの、必要十分な機能が揃っているため、昨今は企業のアンケート収集やプレゼント企画にも広く使われています。
事前に要確認！Googleフォームを使う場合の注意点と対策
1.回答者のGoogleアカウントが必須
写真のアップロード（選択項目「ファイルのアップロード」）を利用する場合、回答者はGoogleアカウントを持っていて、かつログインする必要があります。このため、Googleアカウントを持っていない人や、ログインを面倒に感じる人からは写真を集めることができません。【対策】
- 事前にGoogleアカウントが必要であることを明確に伝えます。
- Googleアカウントを持っていない人向けに代替案を提案します（個別のメールやり取りや他のファイル共有サービス使用など）。
2.写真の保存先の容量制限
Googleフォームでアップロードされたファイルは、フォーム作成者（オーナー）のGoogleドライブに保存されます。無料版のGoogleドライブは15GBまでしか保存できないため、大量の写真が集まるとすぐに容量が不足する可能性があります。【対策】
- ファイルサイズの上限設定：フォーム作成時の設定画面で、1ファイルあたりの最大サイズ（例：1MB、10MBなど）と、フォーム全体で受け付けるファイルの合計サイズを設定。画像の場合は、回答者に向けてサイズや解像度をあらかじめ指定します。
- ファイル数の制限：1人あたりのアップロードできるファイル数を制限します。
- 不要なファイルの削除：収集後、不要な写真やコメントは定期的に保存先のドライブから削除します。
- Google Workspaceの利用：組織でGoogle Workspaceを利用している場合はドライブの容量が大きいため、特に容量制限について細かく検討する必要はありません。
3.ファイル形式の指定
意図しない形式のファイルがアップロードされると不用意にドライブの容量が圧迫されかねません。【対策】
- アップロードされる写真の形式（JPEG、PNGなど）をフォームの設定で「特定のファイル形式のみ許可」に設定します。これにより、写真をまとめる際に統一感が出ると同時に、意図しない形式のファイルのアップロードを防止できます。
4.プライバシーとセキュリティ対策
写真とコメント（メッセージ）は送り主や贈る相手の個人情報を含む可能性があります。したがって、取り扱いには十分に注意が必要です。【対策】
- フォームの公開範囲設定：「リンクを知っている全員」に公開する場合でも、不用意にURLが拡散しないように注意。関係者、回答者に口外しないように依頼します。
- 個人情報の取り扱いを明示：収集する個人情報（名前、顔写真など）の利用目的を明確に伝え、回答者の同意を得ます。プライバシーポリシーがある場合は、そのリンクをフォームに記載します。
- 回答結果の共有設定：フォームの回答データが保存されるGoogleスプレッドシートの共有設定を精査。一部の関係者だけがアクセスできるように制限します。
- 「結果の概要を表示する」設定：フォーム送信後に回答者が他の回答の集計結果を見られる「結果の概要を表示する」設定は、初期設定が「OFF」。万が一ONになっていると他の回答者の情報が見えてしまう可能性があるため、必ず「OFF」になっていることを確認します。
5.回答しやすさの配慮
求めている情報や、写真のファイル形式とサイズ、コメント（メッセージ）の文字数などの必要事項を回答者が迷わないように記載しておきます。【対策】
- 質問の明確化：どのような写真とコメントを求めているのかを具体的に指示。テキストが必要な場合は文字数を表記します。
- 必須項目と任意項目：必須とする情報と、任意とする情報を明確にします。
- フォームのテスト：公開前に必ず自分でテスト回答を行うこと。問題なく写真がアップロードされ、コメントが収集できるかを確認します。
6.データ管理
集めたデータを適切に管理する必要があります。回答期限や保管期間などもあらかじめ決めておきましょう。【対策】
- 回答の確認頻度：幹事やグループ代表などの管理者は定期的に回答を確認。その際、写真とコメントが適切に集まっているか、また内容に問題がないかを目視します。
- 整理と活用：集まった写真とコメントをどのように整理し、何に活用するのかを事前に決めておきます。スプレッドシートで一覧化したデータのアクセス権の設定も行います。
Googleフォームで写真とコメント（メッセージ）を収集する方法
それでは、実際にGoogleフォームの作成を行います。写真（または画像）と、写真に添えるコメントや贈る相手を思うメッセージを収集するための設定は以下の通りです。
1.新しいGoogleフォームの作成
- Googleドライブから新しいGoogleフォームを作成します。
2.質問項目の設定
- 氏名：必須項目として設定し、回答形式は「記述式」にします。
- 所属部署：グループ分けで必要な際に設定。回答形式は「記述式」または「プルダウン」（部署名やグループ名をリストアップ）にします。
- 写真：回答形式を「ファイルのアップロード」に設定します。
「特定のファイル形式のみ許可」をオンにし、画像ファイル（JPEG、PNGなど）のみを許可するように設定します。
※アップロードできるファイルの最大数や、ファイルサイズの制限も設定可
※「ファイルをアップロード」に設定すると、回答者はGoogleアカウントでのログインが必要 - メッセージ：回答形式を「段落」に設定し、自由にコメントを入力できるようにします。
3.フォームの設定
- 回答の制限：「回答を1回に制限する」をオンにすると、各人が複数送信するのを防げます（Googleアカウントへのログインが必要）。
- 回答の進捗バーの表示：回答者が現在の進捗を確認できるように設定できます。
4.プレビューと公開
- フォームを送信する前に、必ずプレビューで問題がないか確認します。
- 問題がなければ公開し、実際にそのフォームを使用してテストを行います。
※公開時に公開権限（アクセス権）の設定が必要。回答者を「リンクを知っている全員」に設定可
- アップロードした画像は、フォーム作成者のマイドライブ内の専用フォルダに保存されるので、正しくアップロードされているかを確認します。
- コメント（メッセージ）が入力されているかを確認します。
- 回答はスプレッドシートで一覧化できます。スプレッドシートに正しく回答が反映されているか（画像はURLを掲載）を確認します。
5.送信
- フォームが完成したら関係者に通知して回答を依頼します（メールや社内ポータルなどでリンクを共有）。
収集した素材を使ってフォトブックやカレンダーを作成
TOLOTは、写真をスマホで簡単にフォトブックやカレンダーに印刷できるサービスです。1部500円から手軽に作れて、冒頭で挙げた利用シーンに活用されています。
例えばフォトブックなら1ページに写真が1枚入り、写真の代わりに140字までのテキストも入れられます。見開きページに写真とコメントを配置してプレゼントすれば、心に残る送別品・記念品が贈れます。
【フォトブックのブックタイプは3種類】
■文庫本サイズA6・64ページ：500円～
1人につき写真とメッセージを2ページに配置して30人分を収納できます。■青年コミックサイズB6・64ページ：1,000円～
大きめサイズのため、1ページに写真とメッセージの両方を配置すれば、60人分を収納できます。専用クリアケース付き。■青年コミックサイズB6・24ページ：500円～
10人程度の少人数であれば、1ページに写真とメッセージを入れてちょうどいいサイズです。※価格はすべて税込み・送料無料
趣味や愛犬家のコミュニティでテーマに沿った写真とコメントを集めた本を作ってもいいし、得意のイラストを持ち寄って作品集にするのにもTOLOTの商品は適しています。1人はもちろん、数人、数十人の共同作業にもご活用ください。
