【幹事必見】送別品に最適なフォトブック！写真とメッセージをラクに集める方法
TOLOTではこれまで、寄せ書き代わりにフォトブックを作成してプレゼントする提案をしてきました。TOLOTのフォトブックには手書きのメッセージを入れやすい多様な挿絵やイラストを配置した「アイテム」を用意しているためです。
昨今は手書きに限らず、離れた場所にいる人からもコメントを集めてフォトブックにまとめたいニーズがあります。
そこで本記事では、記念品のフォトブックを作る幹事さんのために、写真とメッセージをラクに集める方法としてGoogleフォームの活用法を紹介します。
目次
思い出の写真とメッセージで彩る卒業・送別に最適なフォトブック
卒業生や卒団生、引退する先輩、転校する同級生、転勤する同僚、定年の上司など、別れの場で渡したい贈り物があります。
実用品もいいけれど、思い出の写真を詰め込み、仲間や同僚たちが寄せた写真とメッセージを載せたフォトブックは、値段以上に心に染みる記念品です。
【想定活用シーン】
- 退職者向けに関係社員の写真とメッセージを入れた送別品
- 卒業・卒団で後輩の写真とメッセージを入れた寄せ書き風
写真とメッセージをオンラインで収集！関係者との思い出を手軽に集めたいニーズ
お問い合わせ窓口に次のようなメールが届きました。「退職者や異動する社員にフォトブックをプレゼントしたいです。それにはこれまで関係した社内の数十名の写真とメッセージを一緒に載せたいと考えています。各自が写真とメッセージをアップできますか。また、その際、アップした内容を他の社員に見られないようにできますか。」
同じフロアにいる社員だけでなく、全国各地の営業所にいる元同僚や関係社員からも写真とメッセージを集めたいケースはあると思います。その場合、クラウドサービスを活用するのが賢明です。
人力で写真とメッセージを集めるには相当の労力がかかります。
また、クラウドサービスを使うにしても収集のしやすさと管理、さらには個人情報保護の観点から精査しなければなりません。
【写真とメッセージの収集時の配慮すべき課題】
- メッセージと一緒に画像を送れるか
- 他人には見られないようにできるか
- 一覧化して集計できるか
離れた場所にいるメンバーも！数十人の写真とメッセージを集める手段
前述の課題から、最適な手段はGoogleフォームが挙げられます。
Googleフォーム以外では、SlackやMicrosoft Teamsなどの社内SNS、ビジネスチャットツールが手軽です。チャネルを作成してファイルのアップロードとコメントの入力を依頼する流れになるものの、他の社員にも見られたり集計が面倒だったりと運用が複雑になる可能性があります。
このほか、クラウドのストレージサービス（写真のアップロード用）と、メッセージを集めるための共有ドキュメントを組み合わせる方法もあります。しかし、この場合、写真とメッセージの紐付けが手作業になります。
以上のことからも、Googleフォームではスプレッドシートで自動的に一覧化する機能があるため、最も手軽に利用できます。
※Googleフォームでファイルのアップロード機能を使用する場合は、回答者はGoogleアカウントの登録とログインが必要です。
Googleフォームで社員の写真とメッセージを収集する方法
Googleフォームは、アンケートや情報収集に非常に便利なツールです。写真とメッセージを収集するための設定は以下の通りです。1.新しいGoogleフォームの作成
Googleドライブから新しいGoogleフォームを作成します。
2.質問項目の設定
- 氏名：必須項目として設定し、回答形式は「記述式」にします。
- 所属部署：回答形式は「記述式」または「プルダウン」（部署名をリストアップ）にします。
- 写真：回答形式を「ファイルのアップロード」に設定します。
「特定のファイル形式のみ許可」をオンにし、画像ファイル（JPEG、PNGなど）のみを許可するように設定します。
※アップロードできるファイルの最大数や、ファイルサイズの制限も設定可
※「ファイルをアップロード」に設定すると、回答者はGoogleアカウントでのログインが必要 - メッセージ：回答形式を「段落」に設定し、自由にコメントを入力できるようにします。
3.フォームの設定
- 回答の制限：「回答を1回に制限する」をオンにすると、各社員が複数送信するのを防げます（Googleアカウントへのログインが必要）。
- 回答の進捗バーの表示：回答者が現在の進捗を確認できるように設定できます。
4.プレビューと公開
- フォームを送信する前に、必ずプレビューで問題がないか確認します。
- 問題がなければ公開し、実際にそのフォームを使用してテストを行います。
※公開時に公開権限（アクセス権）の設定が必要。回答者を社員全員または「リンクを知っている全員」に設定可
- アップロードした画像は、フォーム作成者のマイドライブ内の専用フォルダに保存されるので、正しくアップロードされているかを確認します。
- メッセージが入力されているかを確認します。
- 回答はスプレッドシートで一覧化できます。スプレッドシートに正しく回答が反映されているか（画像はURLを掲載）を確認します。
5.送信
- フォームが完成したら社員に通知して回答を依頼します（メールや社内ポータルでリンクを共有）。
少ない予算で心に残る1冊を！TOLOTで作る送別品のフォトブック
TOLOTのフォトブックは、送別会や同窓会、卒業・卒団アルバムに選ばれています。その理由は以下の通りです。
■TOLOTのフォトブックが記念品に最適な10の理由
- 収納力：思い出に残る「写真がたっぷり入る」
- 少数対応：1冊から受注生産「少部数に対応している」
- 予算面：低予算で作れる「写真が62枚収納できて500円～」
- デザイン性：300以上の表紙とテンプレートアイテム「簡単に見栄えよく作れる」
- 最適化：贈る相手ごとに一部異なる写真やメッセージ「カスタマイズできる」
- 操作性：難しい操作はいらない「スマホアプリで簡単に作れる」
- 保管性：キレイな状態で保管「高級ブックカバーが付く」
- 大量注文：同じ内容なら一度に注文・発送「大量注文を受け付けている」
- 再注文：数が足りない、追加注文したい要望も「再注文も1冊単位でできる」
- 領収書：立て替え後の精算も安心「領収書が発行できる」
ブックタイプは3種類！すべて税込み・送料無料
同じデザインで異なるサイズ・ページを3パターンで展開。1ページに写真が1枚入ります。また、メッセージのテキストは1ページにつき140字まで入力できます。入力したい文字数が多いのであれば、画像にしてページに配置しましょう。
写真とメッセージを集める人数に合わせてブックタイプをお選びください。
■文庫本サイズA6・64ページ：500円～
1人につき写真とメッセージを2ページに配置して30人分を収納できます。■青年コミックサイズB6・64ページ：1,000円～
大きめサイズのため、1ページに写真とメッセージの両方を配置すれば、60人分を収納できます。専用クリアケース付き。■青年コミックサイズB6・24ページ：500円～
10人程度の少人数であれば、1ページに写真とメッセージを入れてちょうどいいサイズです。※価格はすべて税込み・送料無料
